शासन में ईडीआई (EDI) से आप क्या समझते हैं? ईडीआई प्रणाली के लाभ
शासन में ईडी आई से आप क्या समझते हैं? What is EDI in E-Governance ?
शासन में ईडीआई (EDI in Governance)
ईडीआई इलेक्ट्रॉनिक डाटा इंटरचेंज के लिए खड़ा है। ईडीआई एक संगठन में आंतरिक रूप से, अपने विभिन्न विभागों के बीच या बाहरी रूप से आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, या किसी सहायक कंपनियों के साथ व्यावसायिक दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का एक इलेक्ट्रॉनिक तरीका है। कागजी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों जैसे वर्ड दस्तावेज, स्प्रेडशीट आदि से बदल दिया जाता है। ईडीआई में उपयोए किए जाने वाले कुछ महत्वपूर्ण दस्तावेज निम्नलिखित हैं-
चालान, खरीद आदेश, शिपिंग अनुरोध, पावती, व्यापार पत्राचार पत्र, वित्तेय सूचना पत्र, ईडीआई प्रणाली में कदम
EDI सिस्टम में निम्नलिखित चरण होते हैं-
(i) एक प्रोग्राम एक फाइल उत्पन्न करता है जिसमें संसाधित दस्तावेज होता है।
(ii) दस्तावेज को एक सहमत मानक प्रारूप में परिवर्तित किया गया है।
(iii) दस्तावेज वाली फाइल नेटवर्क पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजी जाती है।
(iv) व्यापारिक भागीदार फाइल प्राप्त करता है।
(v) एक पावती दस्तावेज तैयार किया जाता है और मूल संगठन को भेजा जाता है।
ईडीआई प्रणाली के लाभ (Advantages of An EDI System)
ईडीआई प्रणाली होने के निम्नलिखित लाभ हैं।
(1) डेटा प्रविष्टि त्रुटियों में कमी (Reduction in data Entry Errors) – डेटा प्रविष्टि के लिए कम्प्यूटर का उपयोग करते समय त्रुटियों की संभावना बहुत कम होती है।
(2) छोटा प्रसंस्करण जीवन चक्र (Shorter Processing life cycle) – जैसे ही वे सिस्टम में प्रवेश करते हैं, ऑर्डर संसाधित किए जा सकते हैं। यह हस्तांतरण दस्तावेजों के प्रसंस्करण समय को कम करता है।
(3) डेटा का इलेक्ट्रॉनिक रूप (Electronic form of data)- डेटा को स्थानंतरित या साझा करना काफी आसान है, क्योंकि यह इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में मौजूद है।
(4) कागजी कार्रवाई में कमी (Reduction in Paper work)- चूंकि बहुत सारे कागजी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों से बदल दिया गया है, इसलिए कागजी कार्रवाई में भारी कमी आई है।
(5) लागत प्रभावी (Cost Effective) – चूंकि समय की बचत होती है और ऑर्डर बहुत प्रभावी ढंग से संसाधित होते हैं, ईडीआई अत्यधिक लागत प्रभावी साबित होता है।
(6) संचार के मानक साधन (Standard Means of Communication) – ईडीआई डेटा की सामग्री और उसके प्रारूप पर मानकों को लागू करता है जिससे स्पष्ट संचार होता है।
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